导语：教你如何充分利用时间的八个简单技巧文字/比尔·特伦查德1.否定当你的公司变得优秀时，你会遇到更多的麻烦。很多人会通过LinkedIn和Email联系你。他们想和你一起喝咖啡，请求你的帮助。这真是折磨人。就像你儿时的朋友，你几乎记不住他的名字，但他想让你把脸书所有有影响力的朋友介绍给他。那你就得说“不
教你如何充分利用时间的八个简单技巧
文字/比尔·特伦查德
1.否定
当你的公司变得优秀时，你会遇到更多的麻烦。很多人会通过LinkedIn和Email联系你。他们想和你一起喝咖啡，请求你的帮助。这真是折磨人。就像你儿时的朋友，你几乎记不住他的名字，但他想让你把脸书所有有影响力的朋友介绍给他。那你就得说“不”。
很难拒绝别人。因为你想要回报，毕竟帮过你的人太多了。不过，这方面你要有底线，我教你一些简单的说不的方法
试试这个“不”模板——它是一个罐头式的回复，适用于任何你想说不的一般情况我第一次听到这个做法是从企业家兼投资人马克·苏斯特那里听说的，他为我节省了无数个小时，大大减轻了我的焦虑。举个例子:
你好，比尔，
很高兴收到你的来信。我希望你一切都好。我很幸运，我的公司发展得很好，但我的职业压力很大。我经常去参加一些社交活动，但恐怕最近不太方便。
祝您好运
玩笑
这个回复可以节省你的时间和精力。这样就不用一遍又一遍的回复同样的内容。最重要的是，他们不会再联系你了。这种处理方式很委婉，如实说明了情况，但是要记得把话说死，不要给他们再来找你的机会。
有了这个批量模板，你可以对销售人员说不。在投资者会议上，如果你不想再投资了，你可以说不，投资者会有很多建议。你不必全部做。董事会将随机提出要求。你不必同意他们。逐一写下模板，包括LinkedIn上的回复信息。包括你久违的朋友要求会议回复的电子邮件。最终，你肯定会使用它们。
2.做一个电子邮件忍者
推荐给没用过SaneBox的人，我是它的粉丝，就是这么简单。有点像谷歌优先邮箱，很牛逼，在iPhone上效果不错。它建立了一个批处理文件夹，可以自动归档大量电子邮件。不需要亲自阅读的电子邮件，你将永远看不到。它是准确的，可以节省很多时间。
我认识的大多数首席执行官都非常擅长清理收件箱。想象一下信件是如何处理的。你拿起你的信，读完，然后放下，拿起，放下，然后一遍又一遍？太疯狂了。然而，这是我们大多数人处理电子邮件的方式。我观察到电子邮件忍者使用三种方法:
①全天候。你的邮箱一直是开着的，所以一旦有邮件进来，你就会处理掉。你很负责任，但这样，你就很难集中精力做需要仔细考虑的项目。
②分批处理。你将每天检查两到四次你的电子邮件，并立即处理掉所有的东西。
③助手。你有一个全职或虚拟助理来帮助检查你的电子邮件，标记真正重要的电子邮件，并提醒你需要立即处理的事情。当然，在这种情况下，你需要设置一个私人收件箱，但它可以让你的整个生活焕然一新。
如果你没有助手，我建议你用第二种方法:批处理。它允许你在需要的时候专注于处理电子邮件，而其他任务可以得到应有的关注。如果你经常换工作，你什么都做不好。
提高电子邮件处理技能的另一种方法是安装一套插件。任务管理器中有一个类似于Asana的功能，它允许您将电子邮件移入和移出任务管理器。这是清除空收件箱并将邮件留到以后处理的快速方法。
经验法则:如果你能在两分钟内回复或处理好电子邮件，那么你应该立即处理。如果处理时间超过两分钟，请将其移至任务管理器进行后续处理。当你这样做的时候，你会优先考虑任务和电子邮件，这样你就不用花时间在收件箱里了。
我听过有人说使用Gmail键盘快捷键可以节省30%的时间。Gmail还提供了一个设置，只要你点击发送，邮件就会自动存档，这样你的收件箱每天都会干净。
最后，也许最有用的是文本扩展器或其他快捷键输入程序。它只需要输入一些设定的短语，就能神奇地填写一整封邮件。
3.管理好你的能量
过去，一般人每天要走12英里。但现在我们坐得更多了。我们已经坐了太久了。那太糟糕了。《哈佛商业评论》发现，久坐和吸烟一样有害。如果你在高科技行业工作，你每天平均会坐9.3个小时。这甚至比你睡觉的时间还要长。作为人类，我们自然需要锻炼。这对我们的健康至关重要，也是我们效率的源泉。这里有三个建议:
①七分钟运动。这已经被科学证明了。《纽约时报》也提到了。7分钟做12个动作，证明非常有效。
②步行会议。几乎每个人都有一对一的面对面会议。建议将这样的会议改为散步，而不是坐在会议室或咖啡厅。
③站立式书桌。如今，许多办公室都提供这种工作方式。事实证明，站着工作可以降低患心脏病和癌症的风险，改善情绪和警觉性。如果你真的喜欢日常锻炼，你可以试试跑步机办公桌或自行车办公桌。
能量管理不仅仅是身体上的，还包括了解自己的心理节奏。我们都知道睡眠的规律性以及深度睡眠和健康快速眼动周期的重要性。然而，我们经常忽略我们每天拥有的人体节奏。为了很好地利用上升周期，你必须像运动员一样安排你的时间表。在你最敏感的一天里，花一两个小时在对你最重要的三件事上。
他们利用上午的时间讨论最有创意的项目。研究表明，大多数人在早上最有创新精神。处理电子邮件，然后是常务会议，今天的最后一项工作仍然是处理电子邮件。请注意，所有这些事项都安排了休息时间，以保证切换到每个任务时的最佳状态。
当你想休息的时候，你需要真正的休息。散步，听舒缓的音乐，做一些与工作无关的事情。和同事聊天，也可以发现一些他们工作之外的事情。
4.创建执行手册
任何你重复三次以上的工作，请详细写下过程。指定实现手册并交给其他人，这样他们就可以以完全相同的方式完成它。要做好这本手册，永远不要让人问下一步是什么，谁来负责。
这就是优步快速扩张的原因。他们已经发展到70多个城市，占领了市场。他们是怎么做到的？行政手册。每次他们去一个城市，都会有一张他们必须做的所有事情的清单，只有轻微的地区调整。他们经过多次实践和测试，最终制定出了完整的实施手册。所以，现在他们只需要执行它，这就像用钥匙开门一样简单。
“那些成功人士擅长做记录。但创业公司仅仅做到这一点是不够的。”
我见过的扩张最成功的创业公司，在早期就提出了系统的共同行动和核心运营，并使之成为一种习惯。
5.会外收获
你和某人见过几次面？这次见面对你的公司很重要，但是你找不到办法改善和这个人的关系？他可能是你的业务发展伙伴、客户或任何人。会议的内容可能不容易理解。当你走出会议室时，你几乎会忘记他们说了什么。给他们留下好印象的机会似乎很小。
要打破僵局，你需要了解他们的职业挑战。
如果你不知道，问他们。假设你在一个B2B环境中，你的客户有什么要求？你能为他们做些什么？
“我们中有多少人能列出客户职业生涯面临的前三大挑战？”
为了充分利用会议，必须在私人和工作之间架起一座桥梁。你不需要深入。你可以简单地问一下最近你打算去哪里度假。然后写下他们的答案。在会议之外，创造条件更好地了解这个人，加深你们的关系。例如，如果他喜欢骑自行车，他可以推荐一条你知道的很棒的自行车路线。这将产生革命性的变化。
6.优化内部会议
创业公司经常要开很多会议。太多了。少一点。最简单的方法是取消状态报告会议。你不需要经常和团队成员见面，只需要听他们汇报项目的进展。让他们写下来。把它放在谷歌上，让每个人每周看一次。
"在做决定之前不要离开会议。"
谈到决策会议，请迅速做出可逆的决定。创业公司的大多数决策都是可逆的，但我们花了太多时间思考。让人们聚集在一起，有了正确的数据和正确的人，你就能迅速做出决定。
对所有决策会议都这样做，除非它真的不可逆转。然后花更多的时间，进行更多的对话，让你的顾问和董事会聚在一起。否则，决定后再执行就好了。作为一家创业公司，最大的优势就是变化快，因为只有几个部分。
7.助理
技术的伟大之处在于它可以提高我们的效率，但它也有局限性。无论是在办公室还是远程，雇佣一名助理来帮助你都是值得的。
虚拟助手和服务，比如Task Rabbit，专注于特定的任务，功能非常强大。然而，他们无法知道你脑子里在想什么，也无法为你做决定。
所以如果可能的话，请一名全职助理和你一起工作。这将帮助你超越你的想象。除了能够根据你的行为模式为你做一些决定，他们还可以协调很多事情。如果不可能聘请全职助理，那就试试虚拟助理。有很多便宜的服务，比如Prialto，可以帮你处理很多事情。他们可以为你订购和发送礼物，具有听写功能，并一次安排许多会议。
听写不应该被低估，因为它可以提高效率。我建议你安装一个名为Voxie的应用。当你打开它时，只需对它说，“为克里斯起草一封电子邮件”，然后口述内容。“你好克里斯，很高兴今天早上见到你。感谢您拨打空”你的虚拟助手可以很容易地录制，当你打开收件箱时，草稿已经在那里了。你所需要做的就是点击发送。
“会议的后续工作会有很大的影响，但你会多久做一次？”
现在，您可以在会议结束后几秒钟内起草后续电子邮件。
8.给你的团队一个杠杆
我最近和一位首席执行官谈过。他是我认识的最有效率的人。他信奉“行走管理”，实际内容如其所言。他每天在办公室里走来走去，停下来和他的团队成员一一交谈。他问他们:
是什么阻碍了你工作的进展？
是否存在瓶颈或障碍？能为你做什么？
需要哪些资源或流程来加快工作进度？
所以我建议你问这些问题的答案，帮助你的团队满足他们的需求。如果你想让他们快点完成工作，你必须先自己起床。给他们需要的帮助，以便他们能及时完成工作。响应速度是关键。AwayFind是一个用于批量处理电子邮件和响应紧急需求的工具。当有人给你发送高优先级的邮件时，你会收到警告，而不是让你的收件箱24小时都开着。
大多数时候，你会听到你的员工被卡住。他们对部署新功能或向重要人物发送电子邮件感到紧张。他们会为调试一个小错误而流汗，却忽略了另一个更大的项目已经停滞。当这样的事情阻碍了他们的进步，你能问的最好的问题就是:如果失败了，代价是什么？如果20000人中只有两个人认为这个新功能不完善，就不需要花那么多时间。帮助他们化解风险。作为一名经理，你必须这样做才能更好地利用你的时间。
80/20法则适用于一切。也就是说，80%的时间应该花在真正有益的事情上，只有20%花在鸡毛蒜皮的小事上。不要过分追求完美。很多创业公司的员工，尤其是工程师，一开始总是要求尽善尽美。然而，这不是你想要的。你想要的是速度。
如果你掌握了这些简单的技巧，你可以在70%的时间里充分利用这些技巧。你花在会议或电子邮件上的时间会更少。最重要的是，你有时间领导你的团队，激励人们，结束业务，改变世界。
时间管理艺术
如何计划时间以免迟到
时间管理的关键词:统筹、冷静、提前
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